دليلك الكامل للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية: كيف تجهّز نظامك قبل موعد الربط مع زاتكا

تواصل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تطبيق منظومة الفوترة الإلكترونية عبر مرحلتين رئيسيتين. المرحلة الأولى ألزمت المنشآت بإصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا، أما المرحلة الثانية فتنقل الفاتورة من ملف داخل نظامك إلى بيانات تستقبلها منصة فاتورة وتتحقق منها مباشرة.

في هذا الدليل نشرح ما تعنيه المرحلة الثانية لمنشأتك، ومن الملزم بها، وما الذي يجب أن يكون جاهزًا في نظامك قبل موعد الربط.

ما هي المرحلة الثانية؟

تُعرف المرحلة الثانية بمرحلة الربط والتكامل. فيها يتصل نظام الفوترة لديك بمنصة فاتورة، وتُرسل الفواتير الضريبية للتحقق منها قبل مشاركتها مع المشتري، بينما تُبلَّغ الفواتير المبسطة بعد إصدارها.

الفرق الأساسي أن الهيئة لم تعد ترى الفاتورة عند المراجعة فقط، بل لحظة إصدارها تقريبًا. لذلك تصبح دقة البيانات داخل النظام شرطًا للبيع، لا مجرد إجراء محاسبي.

من الملزم بالربط؟

لا تُطبق المرحلة الثانية على الجميع في وقت واحد. تستدعي الهيئة المنشآت على شكل موجات، وكل منشأة مستدعاة تتلقى إشعارًا رسميًا بموعدها.

• الاستدعاء حسب حجم الإيرادات

  تُحدَّد الموجات بناءً على إيرادات المنشأة الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في سنوات سابقة، وتتوسع الدائرة تدريجيًا لتشمل منشآت أصغر.

• إشعار مسبق بستة أشهر على الأقل

  تُبلَّغ المنشأة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل، وهي المدة المتاحة لتجهيز النظام واختباره.

• تأكد من حالتك عبر البوابة

  راجع البريد المسجّل لدى الهيئة وبوابة فاتورة بشكل دوري، ولا تنتظر حتى الشهر الأخير لتبدأ التجهيز.

المتطلبات التقنية

لكي تقبل منصة فاتورة فواتيرك، يجب أن يلبّي نظامك مجموعة من المتطلبات الأساسية:

• صيغة XML وفق معيار UBL 2.1

  تُبنى كل فاتورة كملف منظم بحقول محددة، ويُرفض أي ملف ناقص الحقول الإلزامية أو بصيغة غير صحيحة.

• الختم التشفيري وشهادة الجهاز

  يُسجَّل كل جهاز أو نظام يصدر الفواتير لدى المنصة، ويحصل على شهادة تُستخدم لختم الفواتير وإثبات مصدرها.

• رمز الاستجابة السريعة (QR)

  يحتوي الرمز في المرحلة الثانية على بيانات إضافية مثل قيمة التجزئة والتوقيع، ولا يكفي الرمز القديم من المرحلة الأولى.

• تسلسل الفواتير وقيمة التجزئة

  ترتبط كل فاتورة بالفاتورة التي قبلها عبر قيمة تجزئة، مع معرّف فريد (UUID) وعدّاد لا يتكرر ولا يُعاد ضبطه.

خطوات الربط من خلال Logix

صمّمنا رحلة الربط في Logix لتتم من داخل النظام دون أدوات خارجية. هذه الخطوات بالترتيب:

• الخطوة الأولى: تحديث بيانات المنشأة

  أدخل الرقم الضريبي والسجل التجاري والعنوان الوطني كما هي مسجلة لدى الهيئة، فأي اختلاف بسيط يسبب رفض الفواتير.

• الخطوة الثانية: إنشاء رمز التحقق

  من بوابة فاتورة أنشئ رمز OTP لكل فرع أو جهاز، ثم أدخله في شاشة الربط داخل Logix.

• الخطوة الثالثة: الاختبار في بيئة المحاكاة

  أصدر فواتير تجريبية من جميع الأنواع: ضريبية، ومبسطة، وإشعارات دائن ومدين، وتأكد من قبولها جميعًا.

• الخطوة الرابعة: الانتقال إلى بيئة الإنتاج

  بعد نجاح الاختبار، فعّل الربط الفعلي، وراقب لوحة حالة الفواتير يوميًا خلال الأسبوعين الأولين.

خلال هذه المرحلة يتولى Logix توليد ملفات XML وختمها وإرسالها تلقائيًا، ويعرض لك حالة كل فاتورة: مقبولة، أو مقبولة مع تحذيرات، أو مرفوضة مع سبب الرفض.

أخطاء شائعة وكيف تتجنبها

من خلال مشاريع الربط التي نفذناها، تتكرر الأخطاء نفسها تقريبًا في كل منشأة:

• بيانات المشتري الناقصة

  الفاتورة الضريبية تتطلب الرقم الضريبي والعنوان الكامل للمشتري. اجعل هذه الحقول إلزامية في بطاقة العميل.

• إشعارات دائن بلا مرجع

  كل إشعار دائن أو مدين يجب أن يشير إلى الفاتورة الأصلية وسبب الإصدار، وإلا يُرفض.

• تجاهل الفواتير المرفوضة

  الفاتورة المرفوضة لا تُعتبر صادرة. خصّص شخصًا يتابع قائمة الرفض يوميًا ويعالجها فورًا.

ونصيحة إضافية لتقليل الأخطاء قبل أن تبدأ:

1. نظّف بيانات العملاء والأصناف قبل الربط بشهر على الأقل.
2. درّب فريق المبيعات على الحقول الجديدة الإلزامية.
3. اتفق مع مزود النظام على خطة دعم واضحة لأول شهر بعد الإطلاق.

الخلاصة

المرحلة الثانية ليست مجرد تحديث تقني، بل تغيير في طريقة عمل الفوترة داخل منشأتك. المنشآت التي تبدأ مبكرًا بتنظيف بياناتها واختبار نظامها تنتقل بسلاسة، أما التي تنتظر الأسابيع الأخيرة فتواجه رفضًا متكررًا يعطّل المبيعات.

إذا كانت منشأتك مستدعاة أو تتوقع الاستدعاء قريبًا، فريق Logix جاهز يرافقك في كل خطوة من التسجيل حتى الإنتاج.